Comment demander une licence de la Commission canadienne des grains

Le questionnaire Mode de fonctionnement

Afin de déterminer si vous avez besoin d'une licence de la Commission canadienne des grains à titre de négociants en grains ou d'exploitant de silo, vous devez d'abord remplir le questionnaire Mode de fonctionnement.

Si la CCG détermine que, en application de Loi sur les grains du Canada, vous devez obtenir une licence, elle vous informera de cette exigence. Vous devrez alors présenter à la Commission canadienne des grains les éléments suivants :

• De l'information au sujet de votre société
• La portée des activités prévues de votre société
• Le statut légal et financier de votre société
• La capacité de votre société de faire affaire en respectant les exigences de la Loi sur les grains du Canada
• Vous devez aussi fournir des documents officiels indiquant que vous avez respecté les conditions visant l'obtention d'une licence.

Comment remplir les formulaires sur l'agrément

N'oubliez pas de faire des copies de vos formulaires remplis que vous conserverez à des fins de référence.

Veuillez envoyer les formulaires à mesure que vous les remplissez au lieu de les envoyer tous ensemble.

Formulaire de demande

Il faut d'abord remplir le formulaire qui correspond à la catégorie de licence recherchée. Il existe deux formulaires de demande : Demande de licence d'exploiter un silo et Demande de licence d'exercer le commerce de négociant en grains sous Formulaires de demande et rapport pour titulaires de licence.

Inscrivez sur le formulaire des renseignements exacts et complets. Ainsi, le nom du demandeur à la première page devrait correspondre exactement au nom de la société dans les statuts constitutifs. En soignant ce genre de détail, vous faciliterez la délivrance de votre licence.

Une fois que vous aurez rempli le formulaire, signez la déclaration au verso.

Autorisation - spécimens des signatures

• Veuillez inclure le nom, le titre et la signature de tous les représentants officiels autorisés à faire une demande de licence auprès de la Commission canadienne des grains sur le formulaire Autorisation-spécimens des signatures accessible à la page Formulaires de demande et rapport pour titulaires de licence.
• Tapez ou écrivez clairement en caractères d'imprimerie le nom et le titre des représentants officiels dans la colonne à gauche.
• Les représentants officiels doivent signer à l'encre bleu foncé ou noire dans la colonne de droite, à côté de leur nom et titre.
• Pour confirmer l'authenticité des signatures, la signature datée du directeur de la société doit aussi y paraître.

Garanties

La garantie est versée après que la Commission canadienne des grains en a déterminé le montant. N'offrez aucune garantie avant que la CCG ne vous ait avisé du montant et des conditions. Trois différents formulaires de garantie peuvent être présentés :

1. Cautionnement
   Si vous offrez un cautionnement à titre de garantie, provenant d'une société fiable : 
   • Veuillez envoyer le formulaire de cautionnement dûment rempli (CS720) accessible à la page Formulaires de demande et rapport pour titulaires de licence.
   • Vous devez fournir deux signatures et les sceaux sociaux, tel qu'il est demandé.
   • La garantie doit être versée en dollars canadiens.
   Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada publie une liste des sociétés de cautionnement reconnues (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada). Seuls les cautionnements de ces compagnies d'assurance sont considérés acceptables comme garantie dans le cas d'une demande de licence de la Commission canadienne des grains.
2. Lettre de crédit de soutien irrévocable ou garantie
   Si vous offrez une lettre de crédit à titre de garantie :
   • Vous devez fournir une lettre de crédit de soutien irrévocable ou une garantie émise par une banque à charte canadienne, une caisse populaire, un credit union ou un gouvernement ou organisme provincial.
   • La garantie doit être versée en dollars canadiens.
   • Les lettres de crédit et les garanties doivent être valides pendant les 18 mois suivant la date du renouvellement annuelle de la licence.
     Exemple :
     Si, par exemple, la date du renouvellement annuel est le 1^er mai 2006, la lettre de crédit devra être valide jusqu'au 31 octobre 2007. Une période de communications des pièces de six mois est prévue pour couvrir les livraisons de grain pendant la période annuelle de validité de la licence, mais la garantie est versée après l'expiration de la licence.
3. Assurance des comptes créditeurs
   Le courtier d'assurances international AON Reed Stenhouse et la Commission canadienne des grains ont élaboré une politique d'assurance des comptes créditeurs qui remplace les cautions, les lettres de crédit et les garanties que les titulaires de licence doivent présenter à la Commission canadienne des grains. Zurich Insurance Canada garantit l'assurance des comptes créditeurs servant à couvrir les titulaires de licence qui ne respectent pas leurs obligations de paiement vis-à-vis des producteurs. Cette politique a été rédigée de manière à respecter tous les aspects du programme de garanties actuels. Afin de participer à ce programme, les titulaires de licence doivent fournir des renseignements financiers dans le cadre du processus de demande et de qualification.
4. Dépôt en espèces

Présentation des documents justificatifs

Statuts constitutifs

• Vous devez fournir des copies des lettres patentes ou des statuts constitutifs de votre société
• Vous devez fournir des copies de lettres patentes supplémentaires, de statuts de prorogation, de statuts de fusion et de statuts de modification, le cas échéant

États financiers de fin d'exercice

• Veuillez fournir un exemplaire original relié des derniers états financiers de fin d'exercice vérifiés de votre société.
• La signature d'un administrateur de la société doit paraître sur les états financiers.

Copie conforme de la police d'assurance couvrant les silos terminaux, primaires ou de transbordement

Joindre à votre demande une copie conforme et complète de la police d'assurance en vigueur de votre société, y compris les clauses visant la pleine valeur marchande du grain, les bénéficiaires de la police, et la délimitation des voies et terrains environnants bénéficiant de la couverture.

Échantillons de récépissés et de bons de paiement

La Commission canadienne des grains examine et approuve les récépissés et les bons de paiement que les titulaires de licence délivrent lors de la réception du grain.

Veuillez fournir des ébauches de récépissés et de bons de paiement comme suit :

• Silos primaires : un récépissé d'installation primaire combiné; un bon de paiement
• Silos de transformation : un accusé de réception; un bon de paiement
• Négociants en grains : un accusé de réception; un bon de paiement

Cette exigence ne vise pas les silos terminaux ni les silos de transbordement.

Vérification des balances du silo

• Si vous demandez une licence de silo, veuillez inclure une copie du Certificat d'inspection d'instrument délivré par Mesures Canada pour les balances de réception/d'expédition du silo.

Envoi du droit de licence annuel, du formulaire de demande et de la documentation

Inclure un chèque provisionné en dollars canadiens et libellé à l'ordre du Receveur général du Canada pour payer le droit annuel de licence.

Utilisez la Liste de vérification du processus de demande afin de vous assurer que vous avez rassemblé tous les renseignements nécessaires.

Pour toute autre question au sujet de votre demande, veuillez communiquer avec la Commission canadienne des grains en appelant au 1-800-853-6705.

Toute l'information que vous transmettrez à la Commission canadienne des grains sera traitée dans la plus grande confidentialité, conformément à la Loi sur l'accès à l'information (Ministère de la Justice Canada).