Audit des marchés

1.0 Sommaire

1.1 D’octobre à décembre 2014, les Services d’audit et d’évaluation ont procédé à un audit des contrôles de base (un audit de certains contrôles de gestion fréquents établis par le Bureau du contrôleur général) fondé sur la Politique sur les marchés. Tous les achats de la Commission canadienne des grains sont centralisés au siège, à Winnipeg, et l’équipe des Approvisionnements, contrats et gestion du matériel de la Division des finances et de l’administration gère la plupart des achats. Certains marchés (construction, baux) sont gérés par l’unité des Installations, qui fait également partie des Finances et de l’Administration.

1.2 L’audit visait à s’assurer que le processus d’approvisionnement actuel de la Commission canadienne des grains est conforme à la Politique sur les marchés, à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d’autres instruments connexes ainsi qu’à évaluer la qualité des contrôles qui aident à veiller à la conformité. Les Services d’audit et d’évaluation ont analysé des dossiers récents de marchés et de baux et ont mené diverses entrevues afin de déterminer si les critères établis par le Bureau du contrôleur général (annexe A) ont été respectés.

Conclusion

1.3 L’équipe des Approvisionnements, contrats et gestion du matériel exécute un grand nombre de marchés et d’autres instruments contractuels (p. ex. des bons de commande, des commandes subséquentes à des offres à commandes). L’équipe est bien informée et guide la direction de la Commission canadienne des grains afin qu’elle prenne de bonnes décisions en matière d’approvisionnement. Les stratégies d’approvisionnement relatives aux marchés examinés durant l’audit étaient saines et ont entraîné une sélection équitable et transparente des fournisseurs. Afin d’améliorer davantage les contrôles, les Services d’audit et d’évaluation ont cerné des possibilités d’amélioration relativement à la documentation et à la gestion des dossiers.

1.4 Les Services d’audit et d’évaluation ont également déterminé qu’il était possible d’améliorer la gestion des dossiers et des projets relativement aux dossiers de baux inclus dans l’échantillon de marchés. Le groupe des Installations a déjà mis en œuvre ces recommandations afin de tenir de meilleurs dossiers sur les décisions relatives aux baux.

1.5 Même s’il s’agissait principalement d’un audit de la conformité, les Services d’audit et d’évaluation ont formulé des observations supplémentaires pendant l’exécution des étapes de l’audit. Deux de ces observations se sont soldées par des recommandations qui ont été désignées comme ayant une « incidence élevée »; il s’agit des suivantes :

  • Les gestionnaires de budget devraient être responsables de l’autorisation des paiements (article 34) au lieu du personnel des Approvisionnements (renvoi 3.9);
  • La direction devrait conseil en ce qui a trait au pouvoir de signature de la Commission canadienne des grains relativement aux baux (renvoi 3.13).

1.6 La direction a fourni les plans d’action liés à chaque recommandation. Toutefois, elle a décidé de compter sur des contrôles d’atténuation et d’accepter le risque résiduel lié à la mise en œuvre incomplète de deux des recommandations formulées dans le présent rapport (renvois 3.9 et 3.27). Les Services d’audit et d’évaluation encouragent la direction à continuer de surveiller ces aspects afin que des contrôles suffisants soient en place.

Énoncé d’assurance

1.7 Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de l’audit, des procédures d'audit suffisantes et appropriées ont été suivies et des données ont été recueillies pour appuyer l’exactitude des conclusions du présent rapport. Ces conclusions sont fondées sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient à l'époque, comme il est décrit dans la portée de l'audit, avec les critères d'audit préétablis. Elles ne s'appliquent qu’à l'entité auditée. L'audit a été planifié et effectué conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Résumé des recommandations et plans d’action de la direction

1.8 Le tableau suivant résume les recommandations contenues dans le présent rapport, ainsi que les plans d’action qu'entend suivre la direction pour aborder les questions soulevées. Voir l’annexe B pour obtenir une description de l’incidence des recommandations (élevée, moyenne, faible).

Résumé des recommandations et plans d’action de la direction
Incidence élevée
Renvoi au rapport Recommandations Plans d’action de la direction
3.9 Nous recommandons que l’autorisation de paiement au titre de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques soit obtenue du gestionnaire de budget responsable plutôt que du responsable des Approvisionnements pour tous les achats. La direction n’est pas d’accord avec cette recommandation, et l’équipe des Approvisionnements continuera d’accorder les autorisations au titre de l’article 34 pour les achats, puisqu’il existe des contrôles compensatoires qui réduisent le risque pour l’organisation. Le gestionnaire de budget approuve les demandes d’achat, et l’équipe des Approvisionnements ne donne son approbation au titre de l’article 34 que si le montant de la facture est inférieur de 10 % ou s’il est supérieur de moins de 1 000 $ à celui de la demande d’achat approuvée. Si l’écart dépasse ce seuil, le gestionnaire de budget approuve la facture. Cette approbation est surveillée par les membres des équipes d’Approvisionnements et des Opérations comptables. Les contrôles compensatoires sont documentés dans notre document-cadre sur le pouvoir de signature.
Le gestionnaire des Opérations comptables enverra membres des équipes d’Approvisionnements et des Opérations comptables un courriel pour leur rappeler ces exigences et recensera les problèmes de non-conformité.
Statut : à mettre en œuvre d’ici le 31 août 2015.
3.13 Nous recommandons que la direction consulte les organismes centraux (Secrétariat du Conseil du Trésor, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada) et le conseiller juridique de la Commission canadienne des grains, au besoin, afin d’évaluer le pouvoir de signature de la Commission relativement aux situations de loyer à venir et de déterminer si d’autres mesures ou divulgations sont requises à l’égard d’un bail récent. La direction est d’accord avec cette recommandation et a reçu de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada des clarifications concernant nos pouvoirs relatifs aux baux. Aucune autre divulgation n’est requise à l’égard du récent bail.
Statut : achevé.
Résumé des recommandations et plans d’action de la direction
Incidence moyenne
Renvoi au rapport Recommandations Plans d’action de la direction
3.5 Même si l’échantillon de marchés examinés était conforme à la Politique sur les marchés relativement aux stratégies choisies, le contrôle requis pour faire la preuve de la conformité était incomplet. La tenue de documents de justification appropriés permet de prouver que les décisions de la Commission canadienne des grains étaient saines et que la meilleure stratégie d’approvisionnement a été choisie. Nous recommandons que tous les documents et les notes qui suivent, s’il y a lieu, soient conservés dans les dossiers (dans le dossier du marché ou avec le bon de commande) à des fins d’appui et de consultation ultérieure :
  • justification du fournisseur unique;
  • justification de la non-utilisation d’une offre à commandes obligatoire;
  • note selon laquelle le marché vise à satisfaire une exigence relative à la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones ou à l’approvisionnement écologique. Sole source justification;
La direction est d’accord avec cette recommandation, et le gestionnaire d’Approvisionnements, contrats et gestion du matériel veillera à ce que la procédure soit améliorée de manière à modifier la demande d’achat afin qu’elle comprenne ce qui suit : (cases à cocher pour O/N ou S.O.)
  • Offre à commandes
  • Processus concurrentiel
  • Fournisseur unique
  • Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones
  • Approvisionnement écologique
Les justifications du choix d’un fournisseur unique seront incluses dans le cas des biens dont la valeur dépasse 10 000 $ et des services professionnels dont le prix dépasse 5 000 $.
Statut : à mettre en œuvre d’ici le 30 novembre 2015
3.10 Si la direction choisit de continuer à déléguer à l’équipe des Approvisionnements son pouvoir de signature au titre de l’article 34 (point 3.9), nous recommandons que la restriction à l’égard de la signature des marchés « officiel » et de l’autorisation au titre de l’article 34 soit appliquée et surveillée par l’équipe des Opérations comptables. La direction est d’accord avec cette recommandation, et le gestionnaire des Opérations comptables insistera sur le fait que des personnes différentes devraient signer les marchés officiels et accorder les autorisations au titre de l’article 34 et repérer les problèmes de non-conformité. L’autorisation générale actuelle a été modifiée de manière à clarifier les exigences en matière de signature relativement aux contrats de service et fera l’objet d’une surveillance dans le cadre de la fonction de traitement des transactions aux Opérations comptables ainsi que dans le cadre de l’examen des autorisations en vertu de l’article 33.
Statut : achevé.
3.17 Nous recommandons que le groupe des Installations conserve les documents nécessaires pour appuyer toutes les mesures relatives aux baux et aux contrats de construction qui ne sont pas gérés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. La direction est d’accord avec cette recommandation, et le gestionnaire de l’Administration s’assurera que le groupe des Installations conserve tous les documents nécessaires relativement aux baux dans les dossiers.
Statut : achevé.
3.27 Afin d’assurer la conformité avec les exigences en matière de divulgation proactive, nous recommandons, jusqu’à ce que le système financier de la Commission canadienne des grains puisse faciliter l’établissement de rapports sur les marchés, que l’équipe des Approvisionnements mette en œuvre une procédure de contrôle permettant de veiller à ce que les contrats et les modifications fassent l’objet d’un suivi, quelle que soit la valeur du contrat. Les marchés qui ne requièrent pas de divulgation en raison d’exceptions à la Politique sur les marchés devraient être désignés comme tels dans le logiciel de suivi. La direction est d’accord avec cette recommandation; toutefois, dans l’intervalle, nous avons accepté certains risques, car la Commission canadienne des grains est en train de mettre en œuvre un nouveau système financier qui entrera en fonction en avril 2016. Nous présumons que ce système contiendra des contrôles améliorés qui faciliteront la production automatisée de rapports sur la divulgation proactive.
Le gestionnaire d’Approvisionnements, contrats et gestion du matériel s’assurera que les exigences en matière d’établissement de rapports sur la divulgation proactive sont définies et mises en œuvre dans le nouveau système aux fins de la production automatisée des rapports.
Statut : à mettre en œuvre d’ici le 30 juin 2016.
Dans l’intervalle, le gestionnaire d’Approvisionnements, contrats et gestion du matériel veillera à ce que les membres de son équipe continuent de faire le suivi des marchés de plus de 10 000 $ sur une feuille de calcul manuelle. Les agents principaux des approvisionnements examineront les rapports trimestriels pour s’assurer qu’ils sont complets. Le gestionnaire d’Approvisionnements, contrats et gestion du matériel rapprochera les rapports et les procès-verbaux des réunions du Comité d’examen des acquisitions et approuvera et signera les rapports sur la divulgation proactive avant leur affichage.
Statut : à mettre en œuvre d’ici le 31 octobre 2015.
Résumé des recommandations et plans d’action de la direction
Incidence faible
Renvoi au rapport Recommandations Plans d’action de la direction
3.18 Nous recommandons que le groupe des Installations et le bureau de la gestion de projet veillent à ce que les procédures de gestion de projet de la Commission canadienne des grains soient respectées dans le cas de tous les projets liés aux installations, y compris la mise à jour des documents de projets et des dossiers relatifs aux projets. La direction est d’accord avec cette recommandation, et le gestionnaire de l’Administration s’assurera que le groupe des Installations et le groupe de la Gestion de projet suivent les procédures de gestion de projet de la Commission canadienne des grains dans le cas des projets liés aux installations, y compris la mise à jour des documents de projets et des dossiers relatifs aux projets.
Statut : achevé.
3.22 Nous recommandons que les équipes des Approvisionnements et des Opérations comptables des Finances tiennent un dossier central pour les marchés. Ce dossier préviendrait les dossiers manquants, éliminerait les chevauchements et encouragerait les unités à établir un système de suivi qui fonctionne pour les deux numéros de renvoi. La direction est d’accord avec cette recommandation, et le gestionnaire des Opérations comptables s’assurera que son unité tient un dossier central pour les marchés contenant tous les documents et toutes les factures.
Statut : à mettre en œuvre d’ici le 31 décembre 2015.
3.28 Nous recommandons que l’équipe des Approvisionnements effectue la divulgation proactive de tout marché omis à la première occasion. La direction est d’accord avec cette recommandation, et le gestionnaire d’Approvisionnements, contrats et gestion du matériel signalera les marchés manquants recensés dans le présent rapport d’audit.
Statut : à mettre en œuvre d’ici le 31 octobre 2015.