Audit des marchés

2.0 Introduction

Autorité d'audit

2.1 La mission de la fonction d'audit interne des Services d'audit et d'évaluation consiste à offrir des services de certification indépendants et objectifs. Ces services sont conçus pour améliorer les activités de la Commission canadienne des grains et y ajouter de la valeur. L'audit interne permet à la Commission canadienne des grains d’atteindre ses objectifs en adoptant une approche systématique et rigoureuse pour évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

2.2 Le plan d’audit fondé sur les risques de 2014-2017 approuvé par le commissaire en chef en mai 2014 comprenait les « audits des contrôles de base » à effectuer à certains moments au cours de la période triennale. Le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a publié les critères d’audit applicables à plusieurs contrôles de gestion de base qui sont communs à l’ensemble du gouvernement, l’un d’eux étant la Politique sur les marchés. Le présent audit nous a donné la possibilité d’évaluer les processus relatifs aux contrats d’achat et de nous assurer qu’ils sont conformes à la Politique sur les marchés, à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d’autres instruments connexes.

Contexte

2.3 Les achats de la Commission canadienne des grains sont centralisés à son siège de Winnipeg. L’unité d’Approvisionnements, contrats et gestion du matériel de la Division des finances et de l’administration est responsable de la gestion de tous les actifs, en plus de gérer l’achat de tous les biens et les services pour la Commission canadienne des grains. De plus, elle est responsable de la prestation de soutien et de la formulation de conseils à matière d’approvisionnement à l’intention des clients internes.

2.4 Au sein de l’unité de l’Administration de la Division des finances et de l’administration, l’agent responsable de la gestion des installations doit gérer les contrats de construction et les baux pour tous les lieux occupés par la Commission canadienne des grains.

2.5 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fournit ses services à des ministères et organismes fédéraux, y compris la Commission canadienne des grains. Ce ministère offre des services d’approvisionnement, comme des offres à commandes et des accords d’approvisionnement, et agit à titre d’organisme d’achats central lorsque la quantité de biens ou de services dépasse le seuil d’un ministère. La Direction générale des biens immobiliers de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada met son vaste portefeuille d’experts en immobilier à la disposition du gouvernement et des clients. La majorité des marchés, des baux et des projets de construction importants de la Commission canadienne des grains sont exécutés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, avec la contribution de l’organisme.

Objectifs de l’audit

2.6 Le présent audit visait à évaluer la conformité avec les politiques applicables du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada décrites dans les critères d’audit des contrôles de base du Bureau du contrôleur général (annexe A). Voici les aspects qui ont été évalués pour chaque marché (s’il y a lieu) :

  • Approvisionnement sans concurrence
  • Stratégie d’approvisionnement
  • Approvisionnement concurrentiel
  • Engagement des dépenses
  • Gestion des marchés
  • Vérification des comptes
  • Paiement en vertu du contrat
  • Divulgation proactive
  • Créditeurs à la fin de l’exercice.

2.7 Les Services d’audit et d’évaluation ont également évalué la qualité des contrôles liés aux domaines de conformité énoncés dans les critères d’audit. Des contrôles efficaces peuvent aider à assurer la continuité de la conformité avec les diverses politiques et avec les instruments connexes.

Portée de l’audit

2.8 La portée de l’audit comprenait un examen et une évaluation de la conformité avec les diverses politiques des contrats d’achat passés par la Commission canadienne des grains relativement à des biens, à des services et à des baux. De plus, le présent audit englobait les contrats de construction; toutefois, la Commission canadienne des grains n’en a conclu aucun durant la période visée par l’audit.

2.9 Un échantillon de marchés de la période du 1er juillet 2013 au 30 juin 2014 inclusivement a été sélectionné. Deux marchés du premier trimestre de 2013-2014 (d’avril à juin 2013) ont également été inclus dans l’échantillon parce qu’ils figuraient dans la divulgation proactive du deuxième trimestre de 2013-2014 de la Commission canadienne des grains.

2.10 Les transactions effectuées sur les cartes d’achat de l’équipe des Approvisionnements ont été exclues de la portée de l’audit parce que relativement peu d’achats liés aux marchés ont été effectués au moyen des cartes et que leur valeur était faible.

Approche et méthode

2.11 La méthode d'audit utilisée par les Services d'audit et d'évaluation est fondée sur les directives fournies par l'Institute of Internal Auditors et le Bureau du contrôleur général du Canada. Les normes d'audit interne sont énoncées dans l’International Professional Practices Framework (cadre international de référence des pratiques professionnelles) de l'Institute of Internal Auditors et la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor.

2.12 L’audit portait principalement sur la conformité des activités de passation de marchés du processus d’approvisionnement de la Commission canadienne des grains. Il s’est déroulé d’octobre à décembre 2014. Voici certaines des procédures suivies durant l’examen :

  • Générer une population de contrats et sélectionner un échantillon.
  • Interroger divers employés des équipes suivantes :
    • Approvisionnements, contrats et gestion du matériel afin de mieux comprendre les processus et les procédures en place pour passer et gérer un marché.
    • Opérations comptables afin d’apprendre comment la partie des paiements du marché est traitée après la réception des biens ou des services.
    • Gestion des installations afin d’examiner le processus permettant de conclure un bail et un contrat de construction.
  • Mettre à l’épreuve chaque échantillon par rapport aux critères d’audit des contrôles de base du Bureau du contrôleur général (annexe A) pour vérifier la conformité.

2.13 À la fin de la phase d'examen, des recommandations ont été formulées à l'intention de la direction dans les domaines où l'on avait relevé des possibilités d'amélioration des contrôles. Les recommandations contenues dans le présent rapport ont été classées par catégories en fonction de leur incidence éventuelle. Les critères établis pour déterminer l’incidence sont énoncés à l'annexe B. L’incidence est indiquée après chaque recommandation.