Audit des marchés

Annexe A – Critères d’audit

Critères Sous-critères Source
1) Stratégie d'approvisionnement : sans concurrence
(le mode d'approvisionnement sans concurrence englobe le marché à fournisseur unique)

Des documents sont versés au dossier pour justifier le recours à un marché non concurrentiel, conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État.
1.1) L'énoncé des travaux est établi avant l'attribution du marché. Politique sur les marchés – sections 10.2.1, 10.2.2 à 10.2.6, 10.5, 10.7.30, 11.2.7, 11.3, 16.8.3 et 16.8.4 et appendice C
Règlement sur les marchés de l’État – article 6
1.2) Le dossier comporte des éléments justifiant le recours à un fournisseur unique.
1.3) Une analyse est réalisée pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
1.4) Le recours aux services d'anciens fonctionnaires est justifié et étayé par des documents.
1.5) Les contrats avec les anciens fonctionnaires respectent la période d'attente de douze mois.
2) Stratégie d'approvisionnement
Des procédures d'appel d'offres employées sont adaptées aux circonstances.
2.1) Le bon mode d'approvisionnement est utilisé. Politique sur les marchés – sections 4.1.4, 10.4, 10.5, 10.7, 10.8, 16.8.3, 16.8.4, 16.8.5 et 16.8.10 et appendice H – 2.3 et 2.4
2.2) Le mode de passation de marché retenu est utilisé conformément à ses modalités.
2.3) Il n'existe aucune preuve de fractionnement du marché.
3) Stratégie d'approvisionnement concurrentielle
(les modes d'approvisionnement englobent les marchés, les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement)

Les critères d'évaluation des soumissions sont communiqués sur demande et servent à sélectionner les entrepreneurs selon une approche ouverte, équitable et transparente.
3.1) La méthode de sélection et les critères d'évaluation sont clairement énoncés dans les documents de l'appel d'offres avant la diffusion de la demande de propositions. Politique sur les marchés – sections 4.1.9, 4.2.23, 16.1.2, 10.5, 10.8, 11.1 et 11.3
3.2) Dans les modes concurrentiels, l'énoncé des travaux, la description de travail et les critères d'évaluation se font selon une approche ouverte, équitable et transparente, et ils sont établis avant l'appel d'offres.
3.3) Les entrepreneurs et les biens sont sélectionnés conformément aux modalités de l'appel d'offres.
3.4) Le rapport d'évaluation est signé par tous les évaluateurs.
4) Engagement des dépenses
La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue.
4.1) Les dépenses sont approuvées par l'autorité appropriée. Politique sur les marchés – sections 4.1.8 et appendice C
Loi sur la gestion des finances publiques – article 32
Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements – sections 6.1.2, 6.1.3 et 6.2.7
4.2) Les dépenses sont approuvées avant l'activité.
4.3)  L'engagement est consigné d'après la valeur prévue.
5) Gestion des marchés
Les marchés sont approuvés avant la réception des biens ou des services, les modifications au marché sont apportées avant l'expiration du marché d'origine, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers.
5.1) Une copie signée du marché figurait au dossier. Politique sur les marchés – sections 4.2.23 et 12.9, appendice C et appendice H – 2.6
Politique sur la sécurité du gouvernement
5.2) Les exigences de sécurité sont traitées pour se conformer aux dispositions de la Politique sur la sécurité du gouvernement.
5.3) Les droits de propriété intellectuelle sont recensés et traités.
5.4) Les marchés sont signés par une personne dûment autorisée.
5.5) Les marchés et les modifications sont publiés avant la réception des biens et des services.
5.6.) Les modifications de marché sont bien justifiées et étayées par des preuves.
5.7) Les modifications de marché sont approuvées par des agents autorisés.
5.8) Les modifications contractuelles sont publiées avant la date d'expiration des marchés.
6) Vérification des comptes
La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement.
6.1) La vérification des comptes est assurée par une personne appropriée dûment autorisée. Loi sur la gestion des finances publiques – article 34
Directive sur la vérification des comptes – sections 6.1, 6.2.1, 6.2.2, 6.3.1.1 et 6.3.4
6.2) Les dépenses certifiées sont bien financées avec une preuve de l'exécution des travaux et du montant des frais.
6.3) La vérification des comptes est effectuée en temps opportun.
7) Paiement en vertu du contrat
Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées par une personne dûment autorisée, pour les montants exacts et sont versés au bon fournisseur en temps opportun.
7.1) La facture est réglée au bon montant et au bon fournisseur dans les limites contractuelles. Loi sur la gestion des finances publiques – article 33
Directive sur la vérification des comptes – sections 6.1, 6.2.1, 6.3.1.1 et 6.3.4
7.2) Les documents visés par l'article 33 sont signés par un employé dûment autorisé à le faire.
7.3) Les documents visés par l'article 33 sont remplis avant de régler le paiement.
7.4) Les documents visés par l'article 33 sont traités en temps opportun selon les modalités de paiement.
8) Divulgation proactive
Les marchés dont la valeur dépasse 10 000 $ font l'objet d'une annonce publique.
8.1) Les marchés, y compris les modifications, dont la valeur dépasse 10 000 $ satisfont aux exigences minimales de divulgation proactive. Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés – sections 3.1.2, 3.1.7 et 3.1.8
9) Créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE)
Un CAFE a dûment été mis en place et la transaction a été identifiée à cet effet.
9.1) Un CAFE a dûment été mis en place et la transaction a été identifiée à cet effet. Politique sur les créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE)