Audit du bureau régional de l’Est

1.0 Sommaire

1.1 De janvier à mars 2014, les Services d'audit et d'évaluation ont effectué un audit du bureau régional de l'Est à Montréal, au Québec. Le bureau régional exécute plusieurs fonctions clés pour la Division des services à l'industrie de la Commission canadienne des grains, en particulier la surveillance de la pesée, l'inspection du grain à la sortie et le traitement des échantillons et des documents connexes.

1.2L'audit visait notamment à examiner la facturation, les heures supplémentaires, les contrôles de gestion et la sécurité générale des données. Les Services d'audit et d'évaluation ont mené des entrevues et utilisé des procédés de sondage pour déterminer si les contrôles dans ces domaines fonctionnaient efficacement.

Conclusions

1.3 Le bureau régional de l'Est est dirigé par une équipe de gestion régionale qui est composée des gestionnaires de l'Administration, de l'Inspection, des Opérations et de la Surveillance de la pesée. Les membres de l'équipe de gestion régionale travaillent ensemble pour s'assurer que les activités de la Commission canadienne des grains continuaient d'être exécutées efficacement l'année dernière alors qu'il y a eu des changements importants et de nombreux défis à relever. Cependant, les Services d'audit et d'évaluation ont recensé plusieurs possibilités d'amélioration auxquelles la direction devrait donner suite. Le présent rapport renferme des recommandations pour améliorer les contrôles généraux du bureau régional et pour corriger les erreurs relevées.

1.4 Des deux recommandations ayant des incidences élevées, une seule est directement liée au bureau régional de l'Est. L'autre concerne une préoccupation relative aux contrôles d'une application clé des Services à l'industrie. Voici les recommandations :

  • Les mises à jour futures de l'application devraient tenir compte des besoins liés à la surveillance de la pesée afin de réduire la saisie des données une deuxième fois et d'améliorer les contrôles généraux (réf. 3.7).
  • Les heures supplémentaires recouvrables devraient être comparées aux fiches des présences afin de s'assurer que les montants facturés sont corrects (réf. 3.30).

Parmi les autres recommandations importantes, il convient de signaler le remboursement des heures supplémentaires facturées en trop (réf. 3.31), la mise en œuvre de la nouvelle directive sur la gestion du rendement (réf. 3.37) et l'amélioration du suivi des certificats finals (réf. 3.41).

1.5 Des plans d'action de la direction ont été présentés pour toutes les recommandations sauf une et, dans la plupart des cas, la mise en œuvre de ces plans est déjà en cours. La direction des Services à l'industrie a décidé de ne pas mettre en œuvre une recommandation ayant des incidences moyennes, c'est-à-dire la création d'une liste de vérification pour les certificats finals (réf. 3.8).

Énoncé d’assurance

1.6 Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédures d'audit suffisantes et appropriées ont été suivies et des données ont été recueillies pour appuyer l’exactitude des conclusions du présent rapport. Ces conclusions se fondent sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient à l'époque, comme il est décrit dans la portée de l'audit, par rapport aux critères d'audit préétablis. Elles s'appliquent uniquement à l'entité auditée. L'audit a été planifié et effectué conformément aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada.

Résumé des recommandations et plans d’action de la direction

1.7 Le tableau suivant résume les recommandations contenues dans le présent rapport, ainsi que les plans d’action qu'entend suivre la direction pour aborder les questions soulevées.

Résumé des recommandations et plans d’action de la direction
Incidences élevées
Référence Recommandations Plans d’action de la direction
3.7 Nous recommandons que les mises à jour futures du système OSCAR (Online Shipping Certification and Recording) tiennent compte des besoins du Programme de surveillance et de certification de la pesée afin de réduire la saisie manuelle des données une deuxième fois, de diminuer le risque d'erreur et de faciliter la suppression d'autres applications et tableurs. Cela devrait comprendre des capacités d'ouverture de session et des contrôles de l'accès améliorés. La recommandation de mettre à jour le système OSCAR pour y intégrer les données du Programme de surveillance et de certification de la pesée a été transmise à l'équipe de direction nationale/au directeur des Services à l'industrie à des fins de présentation au Comité de direction pour approbation, de sorte que les Services de gestion de l'information et de technologie de l'information puissent procéder à la mise à jour (d'ici la fin du premier trimestre de 2014-2015). Nous prévoyons que la mise à jour débutera pendant le deuxième trimestre de 2014-2015 et qu'elle sera achevée pendant l'année financière 2014-2015.
3.30 Nous recommandons que les heures supplémentaires recouvrables soient comparées aux fiches des présences quotidiennes et approuvées avant la facturation. Les heures non recouvrables devraient être indiquées en tant que tel et être expliquées sur les fiches des présences quotidiennes. Depuis le 28 avril 2014, nous utilisons la copie carbone du formulaire IW385 en combinaison avec la version électronique dans l'application EastVessel. Après l'inspection de chaque navire, l'inspecteur principal remplira le formulaire IW385, le signera et demandera au représentant du silo de le signer lui aussi. Une copie sera remise au représentant du silo, une sera versée dans le dossier du navire et deux iront au superviseur des opérations. Ce dernier comparera le formulaire IW385 aux fiches des présences quotidiennes avant d'approuver les demandes de paye pour services supplémentaires. Il apposera ses initiales sur le formulaire IW385 approuvé et remettra les deux copies à l’unité de l'administration à des fins de comparaison lorsque la Commission canadienne des grains facturera la société. Une copie sera jointe à la facture envoyée au client et l'autre sera classée avec la facture de la Commission canadienne des grains.
Résumé des recommandations et plans d’action de la direction
Incidences moyennes
Référence Recommandations Plans d’action de la direction
3.8 Nous recommandons qu'une liste de vérification soit ajoutée au jeu de documents qui circule avec le certificat final pendant le processus d'examen et d'approbation. La liste de vérification devrait avoir une section distincte pour les unités de l'administration, de l'inspection et de la surveillance de la pesée ainsi qu'une liste des étapes clés qui doivent être exécutées par chaque représentant avant l'autorisation du certificat. Ces étapes seraient cochées et chaque section serait signée et datée par le représentant qui a effectué le travail. d'approbation des énoncés d'assurance, des lettres d'analyse et des certificats finals par les trois gestionnaires de programme. Les documents d'appui sont remis et examinés avant d'être soumis aux gestionnaires pour signature; l'information est donc revue. Nous estimons qu'une liste de vérification serait redondante et donc inutile. Cette suggestion a été mise de l'avant au cours d'un audit antérieur du système de gestion de la qualité des Services à l'industrie dans la région du Centre - Thunder Bay, et la même réponse a été donnée.
3.16 Nous recommandons que l'application sur Excel EastVessel soit mise hors service après la mise en œuvre des améliorations au système OSCAR. Toute autre fonction qui n'est pas prise en charge par le système OSCAR devrait faire l'objet d'une procédure nationale des Services à l'industrie plutôt que de solutions régionales. Après la mise à jour du système OSCAR pour qu'on puisse y saisir les données du Programme de surveillance et de certification de la pesée, EastVessel sera retiré progressivement. Cette mesure sera prise dans les six mois suivant la mise à jour du système OSCAR pour répondre aux besoins du Programme de surveillance et de certification de la pesée. En ce moment, le système OSCAR ne peut répondre à tous nos besoins. Il y a de nombreux points à prendre en considération avant de supprimer les données de l'application EastVessel.
3.31 Nous recommandons que la région de l'Est cesse de facturer les heures supplémentaires non recouvrables, que le calcul du montant des heures supplémentaires recouvrables payées en trop par les silos terminaux touchés soit fondé sur une comparaison des heures facturées et des fiches des présences quotidiennes des employés et que les silos terminaux soient remboursés, le cas échéant La Division des finances a calculé le montant des heures supplémentaires facturées en trop depuis le 1er août 2013. Les montants facturés en trop seront probablement réglés sous forme de notes de crédit appliquées aux factures futures. Les notes de crédit seront émises d'ici le 31 mai 2014. Le recouvrement des heures supplémentaires pendant les quarts réguliers cessera immédiatement (à compter du 1er mai 2014).
3.37 Nous recommandons que, dès l'entrée en vigueur de la Directive sur la gestion du rendement, le bureau régional de l'Est applique le programme à l’ensemble des employés, y compris l'entente de rendement de la fonction publique et toutes les évaluations de rendement pertinentes. Les objectifs seront fixés d'ici le 31 mai 2014 et toutes les évaluations de rendement seront effectuées d'ici la fin de l'année financière 2014-2015.
3.41 Nous recommandons que le suivi des certificats finals soit amélioré afin d'assurer la traçabilité et la comptabilisation de tous les certificats finals, y compris la vérification régulière (hebdomadaire ou mensuelle) par un autre membre de l'unité de l'administration. L'unité d'administration de l'Est a examiné le formulaire utilisé dans la région de l'Ouest et l'unité de la documentation a commencé à se servir du nouveau formulaire pour suivre et comptabiliser les certificats, à compter du 1er avril 2014. Les certificats seront gardés sous clé et l'unité effectuera des examens réguliers afin d'assurer la comptabilisation et la traçabilité. Pendant les six premiers mois, le gestionnaire de l'Administration examinera le formulaire de suivi tous les mois, puis tous les trois mois par la suite.
Résumé des recommandations et plans d’action de la direction
Incidences faibles
Référence Recommandations Plans d’action de la direction
3.12 Nous recommandons que les Services à l'industrie et les Finances établissent des normes de service pour la facturation et que le délai de facturation soit mesuré et déclaré avec les autres activités. L'unité de l'administration des Services à l'industrie et les Finances ont convenu qu'il ne devrait pas s'écouler plus de dix jours entre l'achèvement des activités pertinentes sur le navire, la saisie des données dans SUN et la préparation de la facture et son envoi au client. Ce processus entrera en vigueur à compter du 1er mai 2014.
3.32 Nous recommandons que le personnel d’inspection de la Commission canadienne des grains fasse signer le formulaire de « demande d'heures supplémentaires - facture à suivre » par un représentant du silo terminal avant de l'envoyer au bureau régional à des fins de facturation. Depuis le 28 avril 2014, on utilise la copie carbone du formulaire IW385 en combinaison avec la copie électronique dans l'application EastVessel. Après l'inspection de chaque navire, l'inspecteur principal remplira le formulaire IW385, le signera et demandera au représentant du silo de le signer lui aussi.