Audit du bureau régional de l’Est

2.0 Introduction

Autorité d'audit

2.1 La mission de la fonction d'audit interne des Services d'audit et d'évaluation consiste à offrir des services de certification indépendants et objectifs. Ces services sont conçus pour améliorer les activités de la Commission canadienne des grains et y ajouter de la valeur. L'audit interne permet à la Commission canadienne des grains d’atteindre ses objectifs en adoptant une approche systématique et rigoureuse pour évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

2.2 L'audit du bureau régional de l'Est a été inclus dans le plan d'audit fondé sur les risques de 2013-2016 des Services d'audit et d'évaluation. La Commission a approuvé le plan d'audit à la suite d’une recommandation formulée par le Comité ministériel de vérification en novembre 2013. L'audit a été planifié afin de fournir l'assurance au commissaire en chef que les fonctions critiques exécutées par le bureau régional de l'Est font l'objet de contrôles. Plusieurs nouveaux processus ont été mis en œuvre récemment à la suite de changements législatifs et organisationnels. L’audit a donné l’occasion d’évaluer l’état et l’efficacité de ces nouveaux processus.

Contexte

2.3 Le bureau régional de l’Est à Montréal est l’un de deux bureaux régionaux de la Commission canadienne des grains relevant de la Division des services à l’industrie. Depuis la récente restructuration de la Division des services à l'industrie, le bureau régional offre des services de gestion et d’administration à Montréal, à Thunder Bay, à Churchill, à Chatham, à Baie-Comeau, à Port-Cartier et aux centres de services de Québec. Au bureau régional à Montréal et au centre de services à Thunder Bay, des laboratoires d'analyse exécutent une variété de services d'analyse des échantillons de grains pour la région de l'Est.

2.4 Les bureaux régionaux des Services à l'industrie de la Commission canadienne des grains effectuent des inspections, des activités de surveillance de la pesée et des fonctions administratives comme la facturation. Un grand nombre de procédures des bureaux régionaux sont documentées, exécutées et suivies par l’entremise du Système de gestion de la qualité des Services à l’industrie. La facturation est décrite dans le Manuel d'instructions de facturation de la Commission canadienne des grains, lequel comprend les nouveaux codes et barèmes des frais d'utilisations qui sont entrés en vigueur le 1er août 2013.

Objectifs de l'audit

L'audit visait à :

2.5 Évaluer la pertinence et l’efficacité des contrôles internes relatifs à l’exécution des services et à la facturation des frais d’utilisation révisés;

2.6 Évaluer la pertinence et l’efficacité des contrôles internes relatifs à l’administration des heures supplémentaires dans la région de l’Est;

2.7 Déterminer si les contrôles de gestion et la gestion des risques sont en place pour permettre des opérations efficaces et efficientes dans la réalisation des objectifs organisationnels.

2.8 Évaluer la pertinence et l’efficacité des contrôles internes relatifs à la sécurité des données, notamment les documents électroniques et préimprimés. Les critères d'évaluation liés à chaque objectif et sous-objectif de l'audit sont présentés à l’annexe A – Critères d'audit.

Portée de l'audit

Voici la portée de l'audit :

2.9 Examiner et évaluer l'efficacité de la conception des contrôles relatifs à la facturation, aux heures supplémentaires, à la gestion générale et à la sécurité des données.

2.10 Vérifier l'efficacité de certains contrôles, le cas échéant, pour la période allant du 1er août 2013 jusqu'à la date de l'examen sur place (semaine du 13 janvier 2014), et jusqu'au 27 février 2014 inclusivement pour certaines transactions.

2.11 Examiner des données financières sélectionnées de manière discrétionnaire pour la période allant du 1er avril 2013 jusqu'au 31 octobre 2014 et jusqu'au 27 février 2014 inclusivement pour certaines transactions.

2.12 L’audit a exclu les opérations des centres de services de la région de l’Est, mais a inclus toutes les activités de la région de l’Est qui sont administrées (traitées) par le bureau régional de l'Est à Montréal. Par conséquent, certains échantillons à analyser ont été sélectionnés des centres de services parce que les documents connexes sont conservés à Montréal.

2.13 L'audit a aussi exclu les procédures d'analyse des laboratoires de Montréal et de Thunder Bay, mais les activités de gestion courantes du laboratoire de Montréal ont été incluses.

2.14 En plus des objectifs et de la portée susmentionnés, les Services d'audit et d'évaluation ont exécuté au nom de la Division des finances des procédures liés aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, en particulier la vérification des contrôles internes pour les rapports financiers. Les Services d'audit et d'évaluation ont aussi coordonné leurs activités d'audit avec celles de l'audit du système de gestion de la qualité des Services à l'industrie qui se déroulait en même temps à Montréal. L'information et les conclusions du présent rapport reposent sur les travaux réalisés dans le cadre des trois projets.

Approche et méthodologie

2.15 La méthodologie d'audit utilisé par les Services d'audit et d'évaluation est fondée sur les directives fournies par l'Institut des vérificateurs internes et le Bureau du contrôleur général du Canada. Les normes d'audit interne sont énoncées dans le Cadre de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes et la Politique de vérification interne du Conseil du Trésor.

2.16 L'audit a mis l'accent sur l'examen des opérations du bureau régional de l'Est et a été effectué de janvier à mars 2014. Il a compris une visite sur place au bureau régional à Montréal pendant la semaine du 13 janvier 2014. Les activités menées durant l’étape d’examen sont les suivantes :

  • Des entretiens avec l'équipe de gestion régionale et d'autres employés sélectionnés pour mieux comprendre les processus et les procédures en place au bureau régional de l'Est.
  • L'observation des employés qui vaquaient à leurs tâches quotidiennes au bureau régional de l'Est à l'un des bureaux de silo terminal de la Commission canadienne des grains.
  • Un examen et une inspection des documents et autres renseignements pertinents pour appuyer les objectifs d'audit mentionnés ci-dessus.
  • L'évaluation de l'efficacité de la conception des contrôles en place et des processus opérationnels actuels pour combler les lacunes ou manquements constatés, le cas échéant.

2.17 À la fin de la phase d'examen, des recommandations ont été formulées à l'intention de la direction dans les domaines où l'on avait relevé des possibilités d'amélioration des contrôles. Les recommandations contenues dans le présent rapport ont été classées par catégories en fonction de leurs incidences éventuelles sur le bureau régional. Les critères établis pour déterminer les incidences sont énoncés à l'annexe B. Les incidences sont indiquées après chaque recommandation.