Audit du bureau régional de l’Est

Annexe A – Critères d'audit

Objectif d'audit 1 : Évaluer la pertinence et l’efficacité des contrôles internes relatifs à l’exécution des services et à la facturation des frais d’utilisation révisés. Critère d'audit 1.1 : Les revenus découlant des activités effectuées aux silos terminaux (p. ex. pesée et inspection obligatoires) sont consignés correctement, examinés et facturés en temps opportun.
Critère d'audit 1.2 : Les revenus des navires (services facultatifs) sont consignés correctement, examinés et facturés en temps opportun.
Critère d'audit 1.3 : Les nouvelles procédures liées au Programme de surveillance et de certification de la pesée comprennent des contrôles permettant de s'assurer que les poids à la sortie sont exacts et approuvés à des fins de facturation en temps opportun.
Objectif d'audit 2 : Évaluer la pertinence et l’efficacité des contrôles internes relatifs à l’administration des heures supplémentaires dans la région de l’Est. Critère d'audit 2.1 : Les coûts recouvrables sont consignés correctement, examinés et facturés en temps opportun.
Critère d'audit 2.2 : Les heures supplémentaires sont correctement examinées, approuvées et suivies par le pouvoir délégué autorisé en temps opportun.
Objectif d'audit 3 : Vérifier s’il existe des contrôles de gestion et un système de gestion des risques permettant des opérations efficientes favorisant la réalisation des objectifs organisationnels. Critère d'audit 3.1 :  Les membres de l’équipe de gestion régionale comprennent les risques principaux dans leurs domaines de responsabilité respectifs, ainsi que les risques pour l'organisation dans son ensemble, et ces risques sont gérés activement.
Critère d'audit 3.2 : Une délégation de pouvoirs, une séparation des tâches et une supervision appropriées sont maintenues dans l'exécution des activités quotidiennes du bureau régional, afin de protéger contre la fraude et l'erreur.
Critère d'audit 3.3 : Une formation appropriée est fournie pour permettre aux employés de s'acquitter de leurs tâches et responsabilités d'une manière sécuritaire, efficace et efficiente.
Critère d'audit 3.4 :  La direction a des contrôles en place pour assurer un examen régulier du rendement financier actuel par rapport aux normes, objectifs ou plans prédéterminés en vue d'assurer des progrès adéquats et de prendre des mesures correctives au besoin.
Critère d'audit 3.5 : Les produits ou les services demandés/reçus sont documentés de manière appropriée et sont vérifiables et les montants dus sont exacts. Les dépenses sont codées dans les comptes appropriés, conformément aux directives de codage financier de la Division des finances sur PersonNet.
Objectif d'audit 4 : Évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles internes en ce qui a trait à la sécurité générale des données, notamment les documents électroniques et préimprimés. Critère d'audit 4.1 : L'accès aux ordinateurs est limité au personnel approprié. Les mots de passe sont sécuritaires et ne sont pas communiqués à des utilisateurs non autorisés.
Critère d'audit 4.2 : Les certificats finals et les autres documents imprimés ou contrôlés sont entreposés de manière sûre. Les formulaires prénumérotés sont rapprochés périodiquement pour en assurer l'intégralité.
Critère d'audit 4.3 : Il y a des contrôles appropriés en place concernant la sécurité physique et l’entreposage des échantillons d'inspection.