Audit des rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service

1. Sommaire

À la demande du Comité de direction de la Commission canadienne des grains, les Services d’audit et d’évaluation ont entrepris un audit des rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service; cet audit devait être en grande partie terminé avant que la Commission canadienne des grains ne mette la dernière main à ses rapports sur le rendement en mars 2015, au terme d’une première année complète de production de tels rapports. Conformément à la Loi sur les frais d’utilisation, la Commission canadienne des grains s’est engagée à appliquer des normes de service aux frais d’utilisation en vigueur depuis le 1er août 2013. Cette loi exige que les services réglementaires soient conformes à la norme établie au moins 90 % du temps sans quoi les frais de service peuvent être réduits.

Des données sont recueillies auprès des Divisions des services à l’industrie et des affaires générales au sujet du rendement mesuré en fonction des normes de service pour 18 frais réglementaires et pour certains des 31 frais ne faisant pas l’objet de dispositions réglementaires. Le Laboratoire de recherches sur les grains fournit également des résultats liés au rendement pour les frais ne faisant pas l’objet de dispositions réglementaires. Le Groupe de la planification et des rapports, qui relève de la Division des affaires générales, est chargé de recueillir des données et de produire des rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service.

L’audit avait pour objectifs d’évaluer l’utilité des données recueillies pour les rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service et d’évaluer l’exactitude, l’intégrité et la fiabilité des rapports sur les normes de service applicables aux frais réglementaire pour l’exercice 2014 2015. On a examiné quelque peu les données préliminaires sur le rendement au sujet des frais qui ne font pas l’objet de dispositions réglementaires afin de pouvoir fournir des avis sur l’efficacité des méthodes proposées. À cette fin, on a réalisé des entrevues auprès de gestionnaires et de membres du personnel, et l’on a vérifié un échantillon de résultats liés au rendement à la lumière de données de référence.

Conclusion

Bien que le présent rapport contienne des recommandations visant à améliorer les méthodes de suivi et de rapport, de même que la vérification globale du processus d’établissement de rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service, dans le cas des normes de service pouvant être confirmées, les résultats signalés pour 2014-2015 ont été jugés exacts. Comme il l’est décrit dans le rapport ci-joint, on n’a pu fournir de confirmation pour certains services pour diverses raisons (voir l’objectif 2). Au cours de l’audit, il est devenu évident que la direction prenait part davantage au processus de rapports et qu’elle y apportait des correctifs au besoin. L’audit a permis d’établir clairement que la direction a la responsabilité des rapports sur les normes de service et que le Groupe de la planification et des rapports exercera une fonction de contrôle à cet égard.

Les recommandations énoncées dans le présent rapport se rattachent aux questions suivantes :

  • Les hypothèses formulées, en particulier pour ce qui est du commencement et de la fin de la période établie pour la mesure du rendement, devraient être étayées de documents par les auteurs des normes de service et conservées dans le Groupe de la planification et des rapports. Les méthodes de mesure utilisées dans les différents services et endroits devraient être aussi uniformes que possible (rec. 1, 2 et 6).
  • Il conviendrait que la direction examine davantage les méthodes de mesure applicables à certaines normes de service, afin d’améliorer la fiabilité et la vérifiabilité des données (rec. 3).
  • La direction de même que le Groupe de la planification et des rapports devaient examiner plus à fond les données sur le rendement (rec. 5 et 6).

La direction a présenté des plans d’action pour chacune des recommandations (voir l’annexe A) et elle s’est engagée à les appliquer d’ici la fin de l’exercice (31 mars 2016). Ces plans d’action visent à améliorer le processus global d’établissement de rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service qui sont actuellement en place et qui le seront au moins jusqu’au 31 mars 2018. À noter que les améliorations apportées au processus par suite de l’audit orienteront les normes de service possiblement révisées pour la période des frais d’utilisation 2018-2023 ou seront maintenues pendant cette période.

Énoncé d’assurance

Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de l’audit, des procédures d'audit suffisantes et appropriées ont été suivies et des données ont été recueillies pour appuyer l’exactitude des conclusions du présent rapport. Ces conclusions sont fondées sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient à l'époque, comme il est décrit dans la portée de l'audit, avec les critères d'audit préétablis. Elles ne s'appliquent qu’à l'entité auditée. L'audit a été planifié et effectué conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.