Audit des rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service

2. Introduction

Autorité d’audit

La mission de l’audit interne des Services d'audit et d'évaluation consiste à offrir des services de certification indépendants et objectifs. Ces services sont conçus pour améliorer les activités de la Commission canadienne des grains et y ajouter de la valeur. L'audit interne permet à la Commission d’atteindre ses objectifs en adoptant une approche systématique et rigoureuse pour évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

À la demande de la direction de la Commission canadienne des grains, les Services d’audit et d’évaluation ont inscrit, en novembre 2014, l’audit des rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service dans le plan d’audit fondé sur les risques de 2014-2017. La direction de la Commission canadienne des grains a demandé que l’audit soit effectué avant la fin de 2014 2015, car elle compte publier par la suite les résultats liés au rendement en regard des normes de service applicables aux frais réglementaires, résultats couvrant pour la première fois une année complète. Elle publiera également des données sur le rendement pour les frais ne faisant pas l’objet de dispositions réglementaires pour la première fois dans les tableaux de renseignements supplémentaires du Rapport ministériel sur le rendement de 2014-2015.

Contexte

À l’entrée en vigueur des nouveaux frais d’utilisation de la Commission canadienne des grains, le 1er août 2013, la Commission s’est engagée à respecter des normes de service pour chacun des services afférents aux frais. Selon la Loi sur les frais d’utilisation, les services doivent être conformes à la norme établie au moins 90 % du temps sans quoi les frais de service peuvent être réduits. Bien que seulement 18 frais réglementaires soient visés par les exigences et les conséquences prévues dans la Loi sur les frais d’utilisation, la Commission canadienne des grains s’est également engagée à produire des rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service pour 31 frais non visés par des dispositions réglementaires. Les normes de service applicables à ces frais sont affichées sur le site Web de la Commission depuis leur entrée en vigueur.

Il existe 32 normes de service applicables aux frais réglementaires et 34 autres applicables aux frais non visés par des dispositions réglementaires. Les données sur le rendement pour les frais réglementaires proviennent de différentes sources, principalement de la Division des services à l’industrie. Avec l’établissement, au quatrième trimestre de 2014-2015, de rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service pour les frais non visés par des dispositions réglementaires, des mécanismes de suivi ont également été établis au sein du Laboratoire de recherches sur les grains. Près de la moitié des normes de service concernant les frais non visés par des dispositions réglementaires touchent des travaux réalisés au Laboratoire. La plupart des méthodes de suivi des normes de service sont des méthodes manuelles (par exemple, des feuilles de calcul); seules quelques mesures du rendement sont informatisées.

Il incombe au Groupe de la planification et des rapports de la Division des affaires générales de recueillir des données et de produire des rapports sur le rendement en fonction des normes de service. Les Services à l’industrie et le Laboratoire de recherches sur les grains veillent au respect des normes de service et s’assurent que des données exactes sur le rendement sont réunies et présentées au Groupe de la planification et des rapports tous les trois mois.

Objectifs

Objectifs de l’audit :

  1. Évaluer l’utilité des données recueillies pour les rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service applicables tant aux frais réglementaires qu’aux autres frais.
  2. Évaluer l’exactitude, l’intégrité et la fiabilité des rapports sur les normes de service pour les frais réglementaires.
  3. Examiner les données préliminaires sur le rendement pour les frais non visés par des dispositions réglementaires et fournir des avis sur l’efficacité des méthodes de rapport proposées.

Étendue

L’audit s’étendait aux :

  • rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service jusqu’à la fin du troisième trimestre de 2014-2015 (31 décembre 2014) pour les frais réglementaires;
  • rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service pour janvier et février 2015 dans le cas des frais non visés par des dispositions réglementaires;
  • données utilisées pour les rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service.

L’audit ne portait pas sur les normes de service comme telles. Celles-ci ne peuvent être modifiées que dans les conditions prévues par la Loi sur les frais d’utilisation, notamment à la suite d’un processus de consultation. La direction de la Commission canadienne des grains examinera les modifications qui pourraient être apportées aux normes de service en même temps que le prochain examen des frais d’utilisation, qui se terminera en 2018. Les améliorations pouvant être apportées aux normes de service, découlant de l’audit, ont été présentées à la direction pour étude lors d’un futur processus de consultation, mais elles ne font pas partie des résultats de l’audit.

Approche et méthode

La méthode d'audit utilisée par les Services d'audit et d'évaluation est fondée sur les directives fournies par l'Institute of Internal Auditors et par le Bureau du contrôleur général du Canada. Les normes d'audit interne sont énoncées dans l’International Professional Practices Framework (cadre international de référence des pratiques professionnelles) de l'Institute of Internal Auditors et dans la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L’audit portait principalement sur les données recueillies et communiquées pour les trois premiers trimestres de 2014-2015. Le travail d’audit sur le terrain s’est déroulé de février à avril 2015. À l’étape de l’examen, on a :

  • mené des entrevues auprès du personnel et de la direction de la Division des affaires générales, de la Division des services à l’industrie et du Laboratoire de recherche sur les grains;
  • analysé les normes de service applicables aux frais réglementaires et déterminé s’il fallait prélever des échantillons pour une autre vérification;
  • obtenu des données de référence et consulter les dossiers afin de vérifier les échantillons choisis en fonction des critères d’audit 1.1, 2.1 et 2.2 (voir l’annexe B – Critères d’audit), et évalué les résultats;
  • participé à des discussions sur les méthodes proposées pour la mesure du rendement et pour l’établissement de rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service applicables aux frais non visés par des dispositions réglementaires.

À la fin de la phase d'examen, des recommandations à l'intention de la direction ont été formulées dans les domaines où l'on avait relevé des possibilités d'amélioration des contrôles. Les recommandations contenues dans le présent rapport ont été classées par catégories selon leur incidence éventuelle. Les critères établis pour déterminer l’incidence sont énoncés à l'annexe C. L’incidence est indiquée après chaque recommandation. Les plans d’action de la direction sont exposés à l’annexe A.