Audit des rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service

Annexe A – Résumé des recommandations et plans d’action de la direction

Le tableau suivant résume les recommandations contenues dans le présent rapport, ainsi que les plans d’action qu'entend suivre la direction pour aborder les questions soulevées. L’annexe C décrit l’incidence des recommandations (élevée, moyenne, faible).

Résumé des recommandations et plans d’action de la direction
Incidence moyenne
Renvoi au rapport Recommandation Plan d’action de la direction
1 Pour faciliter la production de rapports sur le rendement par la Commission canadienne des grains, nous recommandons que la direction établisse, documents à l’appui pour chacune des normes de service (réglementaires et autres), des méthodes cohérentes permettant de déterminer le début et la fin des périodes de rapport. Il est nécessaire de justifier le choix des dates de début et de fin. Il se peut que l’interprétation de ces dates pour une norme diffère selon le code de droits, mais, dans la mesure du possible, elle devrait être la même pour l’ensemble des services. Les gestionnaires de programme qui sont responsables des rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de services mettront en place des méthodes cohérentes, étayées de documents, pour déterminer le début et la fin des périodes de rapport, s’il y a lieu, d’ici au 31 mars 2016.
S’agissant des normes de service pour lesquelles est établie une période de rapport bien définie, le Groupe de la planification et des rapports présentera une justification d’ici au 31 mars 2016.
2 En ce qui concerne les normes de service exigeant de plus amples explications quant à la mesure du rendement, nous recommandons que la direction indique :
  • la base de calcul des chiffres (numérateur et dénominateur pour le calcul du pourcentage s’il y a lieu),
  • le calcul des chiffres,
  • la justification des valeurs retenues.
Dans le cas où les deux régions fournissent des données pour la même mesure, la direction devait s’assurer que les valeurs sont établies d’après les mêmes méthodes, afin d’améliorer l’uniformité des résultats.
Les rapports sur le rendement ont été revus pour l’administration des Services à l’industrie, de même que pour les Unités de l’inspection, de la protection des producteurs et de la pesée, et des processus sont maintenant en place pour que les mêmes méthodes de collecte soient utilisées.
D’autres renseignements nécessaires pour expliquer les hypothèses et les justifications seront communiqués au Groupe de la planification et des rapports d’ici au 31 mars 2016, comme il est indiqué dans le plan d’action pour la recommandation 1.
3 Nous recommandons que la direction revoie la méthode utilisée pour mesurer les résultats par rapport aux normes de service étant donné l’impossibilité de vérifier ces résultats et qu’elle améliore les méthodes de suivi du rendement de manière à accroître la fiabilité et la vérifiabilité des données.
Il conviendrait également que la direction surveille l’application des normes de service qui reposent sur des rapports produits par le système afin de s’assurer que les procédures d’exploitation favorisent toujours l’exactitude des résultats liés au rendement.
Les gestionnaires de programme des Services à l’industrie mettront en œuvre de meilleures méthodes de suivi des normes de service indiquées.
En ce qui concerne les normes de service qui reposent sur des rapports informatisés, d’autres procédures seront adoptées pour garantir l’exactitude des rapports sur le rendement.
Toutes les mesures seront mises en œuvre au plus tard le 31 décembre 2015.
5 Nous recommandons de renforcer l’examen des résultats liés au rendement en fonction des normes de service pour en améliorer l’exactitude et le caractère raisonnable, en commençant par le niveau de gestion de l’unité de travail. À cet effet, il conviendrait de tenir des discussions avec les principaux fournisseurs de données au sujet des résultats trimestriels et de vérifier régulièrement ceux-ci à la lumière de données justificatives pour la norme de service en particulier s’il y a lieu. La direction devrait confirmer qu’elle a bel et bien mené un examen minutieux des résultats et se porter garante du rapport sur le rendement en fonction des normes de service. Les gestionnaires de programme responsable des résultats liés au rendement par rapport aux normes de service examineront l’information fournie et s’assureront qu’elle peut être vérifiée et appuyée. Les vérifications seront approuvées.
Les premiers examens seront terminés au plus tard le 31 mars 2016.
À titre d’exemple, l’unité de l’administration des Services à l’industrie effectuera un audit en utilisant la feuille de suivi remplie par le personnel dans chacune des régions tous les six mois (septembre et mars, à partir de mars 2016) afin que l’information fournie soit exacte et conforme à la norme de service. Les gestionnaires apposeront leurs initiales sur la feuille de suivi contenant l’information sur les navires.
6 Nous recommandons d’attribuer clairement un rôle de contrôle des normes de service au Groupe de la planification et des rapports. Nous recommandons également que le Groupe détermine les mesures à prendre, chaque trimestre, pour confirmer le rendement par rapport aux normes de service et qu’il tienne un registre central dans lequel sont consignées les interprétations et les hypothèses comme il en a été question dans les recommandations 1 et 2. D’ici le 31 décembre 2015, le Groupe de la planification et des rapports coordonnera l’établissement des rôles et des responsabilités des directeurs et gestionnaires de programme relativement aux normes de service et aux rapports sur le rendement.
D’ici le 31 mars 2016, le Groupe de la planification et des rapports élaborera, documents à l’appui, des procédures pour la collecte de données ainsi que pour l’examen et la distribution des rapports sur le rendement mesuré en fonction des normes de service.
Résumé des recommandations et plans d’action de la direction
Incidence faible
Renvoi au rapport Recommandation Plan d’action de la direction
4 Nous recommandons d’adopter des méthodes de suivi officielles pour les normes de service applicables aux réinspections, à la publication de documents sur le site Web de la Commission canadienne des grains et à la délivrance de documents pour l’inspection et la pesée de sortie. Le suivi peut se faire au moyen d’un simple tableau ou feuille de calcul indiquant les transactions effectuées au cours du trimestre, ce qui faciliterait l’établissement de rapports exacts. D’ici le 31 mars 2016, les gestionnaires de programmes responsables de a) la réinspection, b) la délivrance de documents pour l’inspection de sortie et la pesée et c) la publication de documents sur le site Web de la Commission canadienne des grains établiront, documents à l’appui, des mécanismes de suivi du rendement par rapport aux normes de service.
Parmi les mesures concernant les Services à l’industrie :
  • la feuille de calcul pour le suivi sera utilisée dès maintenant pour l’inscription du nombre de réinspections;
  • l’administration utilisera dorénavant des feuilles de suivi (à partir du 14 septembre 2015) pour y inscrire les dates de début et de fin à un seul endroit, au lieu de les inscrire dans chaque dossier de folio. Dans chacune des régions, les gestionnaires examineront cette feuille de calcul deux fois l’an pour assurer l’exactitude des rapports.