Audit des dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences

Sommaire

Les employés et les commissaires de la Commission canadienne des grains doivent se déplacer fréquemment pour diverses raisons. Les dépenses liées aux déplacements et aux conférences de l’exercice financier 2014-2015 s’élèvent à près de 2 000 000 $. De plus, un petit montant de dépenses liées aux activités d’accueil est engagé chaque année, s’élevant à environ 19 000 $ en 2014-2015.

Les dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences posent un risque élevé de perte de réputation ou de confiance du public pour le gouvernement du Canada. Le présent audit vise à offrir à la direction de la Commission canadienne des grains, aux intervenants et aux membres du public une assurance que des mesures de contrôle efficaces sont en place relativement aux dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences. L’audit comprend des frais de déplacement engagés par certains voyageurs particuliers du 1er avril 2014 au 30 juin 2015. Ces employés comprenaient les commissaires, les cadres supérieurs et un échantillon de grands voyageurs. Afin d’obtenir l’indépendance, les dépenses du dirigeant principal de l’audit ont été auditées par une firme d’audit externe, soit PricewaterhouseCoopers.

Conclusion

L’audit a permis de conclure que les contrôles relatifs aux déplacements, aux conférences et aux activités d’accueil sont efficaces. Des procédures et des directives concernant l’autorisation préalable, l’examen et l’approbation des dépenses par la direction sont en place et surveillées par la Division des finances. La Commission canadienne des grains respecte les exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière de divulgation proactive des dépenses déterminées.

Aucun problème n’a été cerné dans le cadre de l’audit; ainsi, aucune recommandation n’est fournie dans le présent rapport.

Énoncé d’assurance

Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de l’audit, des procédures d’audit suffisantes et appropriées ont été suivies et des données ont été recueillies pour appuyer l’exactitude des conclusions du présent rapport. Ces conclusions sont fondées sur une comparaison des conditions telles qu’elles existaient à l’époque, comme il est décrit dans la portée de l’audit, avec les critères d’audit préétablis. Elles ne s’appliquent qu’à l’entité auditée. L’audit a été planifié et effectué conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Même si le dirigeant principal de l’audit n’a pas examiné les procédures d’audit appliquées par PricewaterhouseCoopers, la Commission canadienne des grains est convaincue que PricewaterhouseCoopers a exercé une surveillance interne suffisante afin de veiller à ce que les dépenses du dirigeant principal de l’audit fussent planifiées et réalisées conformément aux normes relatives à la vérification interne.

Introduction

Autorité d’audit

La mission de la fonction d’audit interne des Services d’audit et d’évaluation consiste à offrir des services de certification indépendants et objectifs. Ces services sont conçus pour améliorer les activités de la Commission canadienne des grains et y ajouter de la valeur. L’audit interne permet à la Commission canadienne des grains d’atteindre ses objectifs en adoptant une approche systématique et rigoureuse pour évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

En juillet 2015, dans le cadre de l’évaluation des risques continue, les Services d’audit et d’évaluation ont présenté au commissaire en chef et au chef de l’exploitation l’Audit des dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences comme ajout au plan d’audit de 2015-2016. Le Comité ministériel de vérification a approuvé l’ajout en septembre 2015.

Contexte

La Commission canadienne des grains a mis en place plusieurs processus visant l’autorisation préalable des déplacements et des activités d’accueil et de conférence, et, par la suite, l’examen et l’approbation des dépenses engagées. Conformément aux exigences de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Secrétariat du Conseil du Trésor, la Commission canadienne des grains favorise la réduction de ce type de dépenses dans la mesure du possible (par exemple, les vidéoconférences et les téléconférences peuvent être organisées au lieu des réunions en personne avec d’autres employés de la Commission canadienne des grains). Néanmoins, les dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences continuent de présenter un risque élevé de perte de réputation ou de confiance du public pour la Commission canadienne des grains et le gouvernement du Canada.

En raison de la répartition géographique des silos terminaux et d’autres lieux de travail de la Commission canadienne des grains, certains déplacements sont inévitables. De plus, l’emplacement du siège de la Commission canadienne des grains à l’extérieur de la région de la capitale nationale entraîne des voyages fréquents à Ottawa pour diverses réunions. Étant donné le rôle de la Commission canadienne des grains visant à faciliter l’accès au marché pour le grain canadien ainsi que ses importantes activités de recherche sur les grains, les voyages à l’étranger sont nécessaires. En outre, les employés de la Commission canadienne des grains assistent à des formations et à des conférences de perfectionnement professionnel, qui exigent des voyages en Amérique du Nord et à l’étranger. Au cours de l’exercice financier 2014-2015 et du premier trimestre de 2015-2016, environ 88 p. 100 de ses employés ont présenté au moins une demande de remboursement des frais de voyage liés à l’inspection des grains, à la recherche sur les grains, aux réunions, à la formation, aux conférences et à d’autres événements.

Les dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences sont communiquées publiquement sur le site Web de la Commission canadienne des grains. Au cours de l’exercice financier 2014-2015, le total général de ces dépenses s’élevait à environ 1 986 000 $, ce qui représente environ 3,3 p. 100 du budget annuel de la Commission. Les frais d’accueils sont limités à un nombre d’occurrences relativement faible; les dépenses liées aux activités d’accueil divulguées pendant l’exercice financier 2014-2015 s’élevaient à environ 19 000 $.

Objectif

Le présent audit visait à offrir à la direction de la Commission canadienne des grains, aux intervenants et aux Canadiens une assurance que des mesures de contrôle efficaces sont en place relativement aux dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences.

Portée

La portée de l’audit comprenait l’examen des dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences engagées par certaines personnes, notamment :

  • le commissaire en chef, le commissaire en chef adjoint et le commissaire (désignés collectivement comme « les commissaires »);
  • les membres du Comité de direction et d’autres employés occupant un poste de niveau EX;
  • un échantillon d’autres grands voyageurs axé sur la valeur totale des demandes de remboursement des frais de voyage présenté pendant la période visée par l’audit.

La période visée par l’audit comprenait les dépenses engagées du 1er avril 2014 au 30 juin 2015.

Étant donné que l’audit n’a pas permis d’établir une conclusion sur tous les aspects du critère 1.1 (l’annexe) en raison d’un manque de renseignements disponibles, la portée se limitait à un critère d’audit.

Afin d’obtenir l’indépendance, les dépenses du dirigeant principal de l’audit ont été omises des travaux d’audit des Services d’audit et d’évaluation. Le dirigeant principal de l’audit a engagé un auditeur externe, soit PricewaterhouseCoopers, pour examiner ses dépenses en fonction du programme d’audit des Services d’audit et d’évaluation. Les résultats de l’examen effectué par PricewaterhouseCoopers ont été présentés au commissaire en chef par intérim et sont intégrés au présent rapport.

Approche et méthode

La méthode d’audit utilisée par les Services d’audit et d’évaluation est fondée sur les directives fournies par l’Institute of Internal Auditors et le Bureau du contrôleur général du Canada, notamment l’International Professional Practices Framework (cadre international de référence des pratiques professionnelles) de l’Institute of Internal Auditors et la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L’audit portait principalement sur les dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences engagées au cours de l’exercice financier 2014-2015 et du premier trimestre de l’exercice financier 2015-2016. Les travaux d’audit sur place ont été menés de septembre à décembre 2015. Les travaux exécutés dans le cadre de la phase d’examen comprenaient notamment des entrevues, des revues générales, des examens des documents à l’appui et des analyses des données financières.

Les critères d’audit (annexe) se fondaient sur le processus d’évaluation des risques des Services d’audit et d’évaluation (y compris l’évaluation des risques de fraude) à la suite d’un examen des instruments pertinents du Secrétariat du Conseil du Trésor, des politiques et des procédures de la Commission canadienne des grains et des discussions avec la direction de la Commission. On a discuté des observations et des conclusions possibles avec la direction de la Commission au cours de l’audit.

Observations

Objectif : Offrir à la direction de la Commission canadienne des grains, aux intervenants et aux Canadiens une assurance que des mesures de contrôle efficaces sont en place relativement aux dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences.

Frais de voyage et de conférence

Tous les dossiers des frais de voyage (y compris des conférences) de 23 voyageurs de la Commission canadienne des grains ont été examinés en fonction des critères d’audit. Les procédures et les contrôles liés au traitement des demandes de remboursement des frais de voyage des opérations comptables (la Division des finances) ont aussi été examinés. Les Services d’audit et d’évaluation ont déterminé que les opérations comptables mènent un examen approfondi des demandes de remboursement des frais de voyage à risque élevé, réalisent des vérifications ponctuelles d’autres demandes de remboursement, et fournissent suffisamment de directives aux adjoints administratifs pour préparer des documents complets. Quelques écarts mineurs ont été relevés au cours de l’examen des Services d’audit et d’évaluation, mais il a été déterminé qu’ils étaient attribuables à des erreurs individuelles et non à des faiblesses systématiques quant au contrôle.

Dans l’ensemble, l’approbation des déplacements et de la participation aux conférences était appropriée et complète, et les justifications des déplacements étaient fournies au chef de l’exploitation et au Comité de direction. Tel qu’il a été indiqué dans la portée, il a été impossible d’établir une conclusion sur l’un des aspects du critère 1.1. Le système de gestion des voyages et des dépenses à l’échelle du gouvernement ne fournit pas les renseignements nécessaires en vue de déterminer si les voyageurs ont réservé les vols le plus tôt possible et s’ils ont choisi le tarif aérien le plus bas.

Frais d’accueil

Les frais d’accueil de la Commission canadienne des grains sont minimes. Chaque élément a été examiné pour la période visée et aucun problème important n’a été cerné. Les opérations comptables veillent à ce que les demandes de remboursement des frais d’accueil soient conformes aux politiques et aux directives pertinentes.

Divulgation proactive

Dans l’ensemble, la divulgation publique de la Commission canadienne des grains concernant les dépenses liées aux activités d’accueil, aux déplacements du commissaire en chef et du chef de l’exploitation, et aux déplacements annuels des fonctionnaires et des non-fonctionnaires est complète et exacte; seulement des écarts mineurs ont été relevés.

Examen des dépenses du dirigeant principal de l’audit

Les résultats de l’audit concordent avec ceux des Services d’audit et d’évaluation; il n’y a aucune conclusion à signaler dans le cadre de l’examen de PricewaterhouseCoopers.

Recommandation :

Aucune recommandation n’est requise. Une note de service décrivant les écarts mineurs relevés a été envoyée à la direction.

Nous remercions le personnel et la direction de la Division des finances et de la Division des ressources humaines pour leur concours lors de l’audit.

Le présent rapport d’audit a été examiné avec :

J. Smolik, commissaire en chef par intérim
G. Miles, chef de l’exploitation
C. Blahey, chef de la direction financière

Personne-ressource des Services d’audit et d’évaluation :

B. Brown, dirigeant principal de l’audit

Annexe – Critères d’audit

Objectif de l’audit no 1 : Offrir à la direction de la Commission canadienne des grains, aux intervenants et aux Canadiens une assurance que des mesures de contrôle efficaces sont en place relativement aux dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences.

  • Critère d’audit 1.1 : Les dépenses liées aux déplacements, aux activités d’accueil et aux conférences sont prévues et engagées de  manière à maximiser l’efficacité pour respecter le mandat de l’organisme, réduire les coûts et optimiser les ressources.
  • Critère d’audit 1.2 : Les dépenses sont autorisées au préalable conformément aux directives et aux politiques du Conseil du Trésor et de la Commission canadienne des grains, ainsi qu’à la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • Critère d’audit 1.3 : Les dépenses engagées sont conformes aux directives et aux politiques du Conseil du Trésor et de la Commission canadienne des grains.
  • Critère d’audit 1.4 : Les demandes de remboursement des frais de voyage sont bien détaillées et étayées, ce qui permet une certification et une vérification conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • Critère d’audit 1.5 : Les rapports externes sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences sont conformes à la Directive du Conseil du Trésor.
  • Critère d’audit 1.6 : Les mesures de contrôle et de suivi efficaces permettent de prévenir et de détecter les actions intentionnelles ou non (non-conformité, erreurs, omissions ou fraudes).
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