États financiers, le 31 mars 2014

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers – Non vérifiée

1. Introduction

Le présent document fournit des renseignements sommaires non vérifiés sur les mesures prises par la Commission canadienne des grains afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris la gestion des contrôles internes, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Pour obtenir des renseignements détaillés sur le pouvoir, le mandat et les activités de programme de la Commission canadienne des grains, veuillez consulter le Rapport ministériel sur le rendement ainsi que le Rapport sur les plans et les priorités.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

La Commission canadienne des grains a établi une structure de gouvernance et de responsabilité, laquelle indique le « ton donné par la direction » pour bien gérer et appuyer les activités d'évaluation ministérielles et la surveillance du contrôle interne en matière de rapports financiers. Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes approuvé par l’administrateur général est en place et comprend les éléments suivants :

  • Rôles et responsabilités organisationnels liés au contrôle interne en matière de rapports financiers à l'appui d'une saine gestion financière;
  • Activités pour assurer l'évaluation et la réévaluation périodique des contrôles internes principaux selon une approche fondée sur les risques, ainsi que la prise de mesures correctives au besoin;
  • Surveillance et comptes rendus périodiques sur la gestion des contrôles internes, y compris les résultats d’évaluation et les plans d’action, à l'intention de l’administrateur général, du Comité de direction et du Comité ministériel de vérification.

2.2 Ententes de services propres aux états financiers

Pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, la Commission canadienne des grains se fie à d'autres organismes.

Ententes communes :

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada gère centralement le paiement des salaires et l’approvisionnement de certains biens et services, conformément à la délégation de pouvoirs de la Commission canadienne des grains, en plus de fournir des services de gestion des locaux;
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit à la Commission canadienne des grains des renseignements servant à calculer diverses charges abonnées et allocations;
  • Le ministère de la Justice fournit un conseiller juridique pour les services du contentieux et de consultation juridique afin de répondre aux besoins juridiques de la Commission canadienne des grains;
  • Services partagés Canada fournit à la Commission canadienne des grains l'infrastructure de centres de données et de services de réseau pour les applications SAP et Peoplesoft.

Ententes particulières :

Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit à la Commission canadienne des grains une plate-forme financière SAP pour saisir les opérations financières et en faire rapport, ainsi qu’une plate-forme PeopleSoft pour saisir les opérations relatives aux congés et à la paye et en faire rapport. De plus, Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit, au titre d’un protocole d’entente, certains services de rémunération à la Commission canadienne des grains. Ainsi, la Commission canadienne des grains s’en remet aux procédures de contrôle d’Agriculture et Agroalimentaire Canada.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2013-2014

Les principales constatations et adaptations requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumées ci-après.

Principaux contrôles nouveaux ou grandement modifiés : 

De tous les processus existants vérifiés au cours de l'exercice, les principaux contrôles nouveaux ou grandement modifiés qui ont dû être réévalués sont les suivants : 

  • Élimination des contrôles des recettes principaux et des sous-processus liés à l'inspection et à la pesée à l'arrivage par suite des changements apportés à la Loi sur les grains du Canada et au Règlement sur les grains du Canada
  • Modification des contrôles des recettes principaux liés à la pesée et à l'inspection à l'arrivage par suite de la transition de la Commission canadienne des grains vers son nouveau rôle dans le cadre du Programme de surveillance et de certification de la pesée; 
  • Mise en place de nouveaux contrôles des recettes principaux liés à la transition vers un nouveau système d'enregistrement des volumes de grain et de facturation subséquente des silos terminaux; 
  • Modification des principaux contrôles de l'information financière liés à la préparation et à la surveillance des états financiers afin d'améliorer les preuves de documentation et d'examen. 

On a effectué une analyse de l'efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles principaux liés aux recettes provenant de services facultatifs et aux heures supplémentaires recouvrables, car ces processus sont inclus dans la portée de l’évaluation par suite des modifications aux frais d'utilisation de la Commission canadienne des grains entrées en vigueur le 1er août 2013.

Programme de surveillance continue :

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, la Commission canadienne des grains a réévalué les contrôles généraux de TI et les contrôles financiers du processus opérationnel de production de rapports. Compte tenu de l'évolution du rôle de la Commission canadienne des grains en raison des modifications importantes apportées à la Loi sur les grains du Canada et au Règlement sur les grains du Canada, on a décidé de vérifier l'efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles financiers du processus opérationnel lié aux recettes plutôt que celui d’achat-paiement comme il était indiqué dans le plan de surveillance de 2012-2013. On a décidé d'atténuer les risques potentiels liés aux recettes par suite des changements décrits ci-dessus.

Dans la plupart des cas, les contrôles principaux vérifiés étaient en place et fonctionnaient comme prévu; cependant, le respect de certaines politiques et procédures, les preuves documentaires liées aux examens et aux rapprochements, la cohérence entre les régions et l'exécution des contrôles en temps opportun pourraient être améliorés. On a aussi constaté que les contrôles étaient effectués principalement de façon manuelle. L’environnement de contrôle pourrait être renforcé par la mise en œuvre de contrôles automatisés préventifs.

L’évaluation des contrôles généraux de TI a permis de mettre en évidence la nécessité de consigner un cycle de développement des systèmes, de mettre à jour le plan de reprise après sinistre du Ministère, d'améliorer les procédures de gestion et les stratégies de vérification des changements à l'infrastructure, ainsi que de resserrer les contrôles d'accès aux systèmes et les procédures de sauvegarde.

Dans l'ensemble, aucune faiblesse importante n'a été relevée. Un suivi continu a confirmé que des plans de redressement des contrôles opérationnels et des contrôles généraux de TI découlant des périodes de vérification actuelle et précédente ont été mis en œuvre ou sont en cours d'élaboration. Les stratégies de redressement visant à combler les lacunes liées aux contrôles au niveau de l'entité sont également à divers stades d'achèvement.

4. Plan d’action ministériel

4.1 Progrès réalisés en 2013-2014

En 2013-2014, la Commission canadienne des grains a poursuivi ses activités de surveillance continue en apportant quelques changements mineurs au plan cyclique de l'exercice financier précédent. Le tableau suivant présente un sommaire des principaux progrès réalisés par le Ministère. Il est fondé sur les plans établis à l’annexe de l’exercice financier précédent :

Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours État
Contrôles généraux de TI gérés par le Ministère L'évaluation de l'efficacité de la conception et du fonctionnement a été effectuée comme prévu. Des stratégies de redressement ont été élaborées pour combler les lacunes et en sont actuellement à divers stades d’achèvement.
Achat-paiement Aucune évaluation n'a été effectuée en lien avec le processus achat-paiement. On a décidé d'évaluer le processus des recettes plutôt que le processus achat-paiement en 2013-2014 en raison des changements apportés au système et de l'incidence des modifications à la Loi sur les grains du Canada sur l'environnement de contrôle du processus des recettes.
Rapports financiers L'évaluation de l'efficacité de la conception et du fonctionnement a été effectuée comme prévu. Des stratégies de redressement ont été élaborées pour combler les lacunes et en sont actuellement à divers stades d’achèvement.

En 2013-2014, en plus d’accomplir des progrès relativement à la surveillance continue, la Commission canadienne des grains a effectué le travail suivant :

  • Évaluation de l'efficacité de la conception et du fonctionnement du processus opérationnel lié aux recettes.

4.2 État d’avancement et plan d’action pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents

Le plan cyclique de surveillance continue de la Commission canadienne des grains pour les trois prochaines années, qui est fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant :

État d’avancement et plan d’action pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents
Principaux domaines de contrôle Exercice 2014-2015 Exercice 2015-2016 Exercice 2016-2017
Contrôles au niveau de l’entité Non Oui Non
Contrôles généraux de TI gérés par le Ministère Non Non Oui
Achat-paiement Oui Non Non
Immobilisations Non Oui Non
Salaires Oui Oui Oui
Rapports financiers Oui Oui Non
Recettes Oui Oui Oui

Conformément au plan de surveillance continue de la Commission canadienne des grains, les processus et les sous-processus seront évalués sur une période de trois ans; les processus à risque moyen et élevé seront analysés plus souvent que les processus à faible risque. On a fait une exception pour le processus lié aux immobilisations. L'évaluation sera reportée jusqu'en 2015-2016, car on prévoit apporter des améliorations importantes à ce processus. En plus des activités prévues de surveillance continue, on fera un suivi régulier des plans de redressement antérieurs pour tous les domaines de contrôle principaux.