Rapport annuel de la Commission canadienne des grains au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2024-2025

1. Introduction

La Commission canadienne des grains (CCG) présente au Parlement son Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la « Loi ») pour l’exercice 2024-2025 (du 1er avril 2024 au 31 mars 2025). Le présent rapport est préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi.

La Loi vise à protéger la vie privée des personnes concernant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et à leur accorder un droit d’accès à ces renseignements.

Conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le présent rapport fournit un aperçu des activités de la CCG en lien avec les responsabilités qui lui incombent aux termes de la Loi. La CCG n’a pas de filiales non opérationnelles; par conséquent, le présent rapport n’inclut pas d’obligations de reddition de comptes concernant de telles entités. Le présent rapport doit être examiné en parallèle avec le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information pour l’exercice 2024-2025 de la CCG, qui est déposé séparément.

La Commission canadienne des grains (CCG) est un ministère fédéral qui administre les dispositions de la Loi sur les grains du Canada (LGC). Aux termes de la LGC, la CCG « a pour mission de fixer et de faire respecter, au profit des producteurs de grain, des normes de qualité pour le grain canadien et de régir la manutention des grains au pays afin d’en assurer la fiabilité sur les marchés intérieur et extérieur ».

La principale responsabilité de la Commission canadienne des grains est la réglementation des grains, ce qui consiste à réglementer la manutention des grains au Canada et à établir et maintenir des normes fondées sur la science pour le grain canadien. La CCG réglemente la manutention de 21 grains cultivés au Canada en vue de protéger les droits des producteurs et d’assurer l’intégrité du commerce des grains.

Les résultats ministériels associés à cette principale responsabilité sont que les marchés nationaux et internationaux considèrent le grain canadien comme étant fiable et salubre et que les producteurs sont dûment rémunérés pour leur grain. La CCG s’acquitte de cette responsabilité au moyen de son programme de la Qualité des grains, de son programme de Recherches sur les grains et de son programme de Mesures de protection des producteurs de grain.

2. Structure du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La CCG est soutenue par le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), qui l’aide à traiter les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels qu’elle reçoit et à y répondre.

Le chef des opérations de la CCG est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures visant à garantir la conformité de la CCG à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La CCG dispose d’un coordonnateur de l’AIPRP dont les principales responsabilités consistent à :

• veiller au traitement opportun des demandes d’AIPRP de la CCG avec l’aide du bureau de l’AIPRP d’AAC;
• fournir des conseils à la haute direction et au personnel ministériel relativement aux questions touchant l’AIPRP;
• gérer les atteintes à la vie privée et les demandes relatives à la protection des renseignements personnels, et y répondre;
• divulguer de manière proactive les résumés des demandes d’accès à l’information fermées sur le site Web de la CCG;
• rédiger les rapports annuels au Parlement et tenir à jour le chapitre d’Info Source consacré à la CCG;
• élaborer et mettre à jour les fichiers de renseignements personnels (FRP).

Durant la période de référence 2024-2025, la CCG n’était partie dans aucune entente de service aux termes de l’article 73.1 de la Loi.

3. Délégation des pouvoirs

Le commissaire en chef de la CCG est chargé de répondre aux demandes de renseignements faites en vertu de la Loi. Le paragraphe 73(1) de la Loi prévoit la délégation des pouvoirs, des tâches et des fonctions conférés par la Loi.

Le chef des opérations de la CCG dirige les activités de la CCG et relève du commissaire en chef. Le titulaire de ce poste est entièrement responsable des pouvoirs, des tâches et des fonctions conférés par la Loi qui lui ont été délégués.

L’instrument de délégation des pouvoirs pour l’application de la Loi figure aux annexes A et B du présent rapport.

4. Rendement 2024-2025

5. Formation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels

La CCG continue à sensibiliser les membres de l’organisation aux pratiques et procédures en matière de gestion des documents et de l’information. Aucune formation officielle sur l’AIPRP n’a été dispensée aux employés de la CCG pendant la période de référence. Le coordonnateur de l’AIPRP est à jour quant aux exigences en matière de formation et participe aux séances de formation du SCT dès qu’elles sont offertes.

6. Politiques, lignes directrices et procédures relatives à la protection des renseignements personnels

Aucune politique, ligne directrice ou procédure n’a été mise en place ou revue par la CCG au cours de la période de référence 2024-2025.

7. Initiatives et projets pour améliorer la protection des renseignements personnels

Le bureau de l’AIPRP d’AAC fait appel à un système automatisé pour surveiller les demandes que reçoit la CCG en vertu de la Loi et garantir le traitement opportun des demandes liées à l’AIPRP. L’outil de gestion du flux de travail utilisé par AAC retrace toutes les mesures prises et les dates d’échéance, conserve en mémoire les dossiers pertinents devant être examinés, maintient des listes de contrôle, facilite l’utilisation de modèles normalisés, permet d’effectuer des recherches approfondies en vue de faciliter les analyses et génère des rapports d’étape et des rapports statistiques.

8. Plaintes, enquêtes et vérifications relatives à la protection des renseignements personnels

Aucune plainte n’a été reçue par rapport aux obligations de la CCG aux termes de la Loi. Aucune enquête ni vérification n’a été menée.

9. Atteintes substantielles à la vie privée

En mai 2014, le SCT a mis à jour ses Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée pour refléter les modifications qui ont été apportées à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. Conformément aux nouvelles lignes directrices et à la directive, les ministères doivent désormais déclarer au CPVP et au SCT toute atteinte substantielle à la vie privée. Aux termes des lignes directrices, les atteintes dites « substantielles » concernent les « renseignements personnels sensibles et […] pour lesquelles il sera raisonnable de croire qu’un dommage ou un préjudice grave pourrait être causé à une personne ».

La CCG n’a signalé aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée durant l’exercice 2024-2025.

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) servent à évaluer les risques inhérents à la gestion des renseignements personnels dans les initiatives ou les programmes de la CCG, qu’ils soient nouveaux ou déjà en place, qui utilisent des renseignements personnels à des fins administratives.

La CCG n’a effectué aucune EFVP au cours de la période de référence.

11. Divulgations dans l’intérêt du public

En vertu de l’alinéa 8(2) m) de la Loi, dans certains cas précis, des renseignements personnels peuvent être communiqués sans le consentement de l’individu concerné. Pour la période de référence, aucune communication de renseignements en vertu de l’alinéa 8(2) m) n’a été faite.

12. Surveillance des délais

Le bureau de l’AIPRP d’AAC fait appel à un système automatisé pour surveiller les demandes que reçoit la CCG en vertu de la Loi et garantir le traitement opportun des demandes liées à l’AIPRP.

Le coordonnateur de l’AIPRP de la CCG surveille le temps de traitement des demandes liées à des renseignements personnels en les consignant dans un registre de suivi interne (tableur), qui est mis à jour pour indiquer les principales dates et activités relatives aux demandes, notamment les échéances. La haute direction est tenue au courant des activités touchant les renseignements personnels en se fondant sur le principe du besoin de savoir.

13. Conclusion

En résumé, la CCG a reçu quatre demandes touchant la protection des renseignements personnels durant l’exercice 2024-2025. Toutes les demandes reçues ont été traitées pendant la période de référence. La CCG respecte à la lettre l’esprit de la Loi. La CCG continuera de déployer des efforts soutenus pour garantir la protection des renseignements personnels sur ses employés et sur le public qu’elle a en sa possession.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels – Commission canadienne des grains

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels – Commission canadienne des grains

La commissaire en chef de la Commission canadienne des grains (CCG), conformément à l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, délègue par la présente aux employés ou cadres de la CCG titulaires des postes cités à l’annexe, ou aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire, les pouvoirs et les attributions qui lui sont conférés en sa qualité de responsable d’une institution fédérale en vertu des articles de la Loi, tel qu’il est indiqué à l’annexe pour chaque poste. La présente ordonnance de délégation remplace toutes les ordonnances précédentes.

Annexe B – Instrument de délégation des pouvoirs pour l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels